El diario general es uno de los registros
de entrada original. Es la puerta de entrada al sistema contable
y sirve para registrar las transacciones desdoblados en partida
doble, es decir separando las cuentas y valores del débito
y las cuentas y valores del crédito; el total del
débito necesariamente será igual al total del
crédito, para mantener el principio de la partida doble.
De esta manera, nos aseguramos que en todos los resultados
contables existirá la igualdad entré el
débito y el
crédito.
Partes del Diario General
Encabezamiento, compuesto del nombre
del documento "Diario General", y en la misma altura, hacia la
derecha, el número de la página.
• La fecha, compuesta de dos columnas,
sirve para registrar el año, mes y el
día.
• Descripción.-Se registran los
nombres de las cuentas y el resumen de la
transacción.
• Referencia.- Sirve para registrar el
número o código de la cuenta del mayor
general.
• Débito.-Registra el valor de
la parte del débito de cada una de las
transacciones.
• Crédito.- Registra el valor
de la parte del crédito de cada una de las
transacciones.
• El mayor general: aquel que recoge
las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es
conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya
que sirve de fuente de información para conformar los
estados financieros.
Guía básica para registrar cuentas en el Diario General
Siempre que se haga un aporte en efectivo
se registra:
EFECTIVO EN CAJA
@
CAPITAL
Cuando se realiza un
depósito:
BANCO
@
EFECTIVO EN CAJA
Cuando se compra algo con
cheque:
COMPRA
@
BANCO
Cuando compramos a crédito se
registra:
COMPRA
@
CUENTAS POR PAGAR
Cuando se vende mercancía al contado
se registra:
EFECTIVO------------------------>se pone
arriba por ser de origen deudor
@
VENTA DE MERCANCIA
Cuando se habla de ventas a crédito
se registra:
CUENTAS POR COBRAR
@
VENTA DE MERCANCIA
Cuando la empresa posee cuentas por cobrar
y esta se va pagando por la persona que tiene la deuda se
registra:
@
CUENTAS POR
COBRAR------------------------------->porque mientras mas te
pagan menos deben (disminuye deuda)
Cuando usted abonó a una deuda se
registra:
CUENTAS POR
PAGAR----------------------->porque disminuye en debito al
pagar parte de la deuda
@
BANCO
Cuando hablamos de Gastos generales se
desglosan todos estos en el auxiliar y luego ponemos el total en
debito:
GASTOS GENERALES
-Sueldos
-Publicidad
-Electricidad
-Comisiones
@
BANCO
El asiento de cada transacción
indica qué cuentas deben cargarse y
cuáles deben acreditarse posteriormente en el
mayor.
En el libro diario se registran todos los
hechos y operaciones contables (que vimos en el capítulo
anterior). Este registro se realiza mediante los asientos
contables, los cuales se ordenan por fecha de
creación.
Al conjunto de asientos que quedan
registrados durante un período de tiempo se le
llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa
delmovimiento en sí, o sea, qué cuentas han
intervenido, la fecha, las cantidades y
el concepto.
En orden cronológico, mediante
asientos, se registrarán en el Diario todas las
operaciones que se realicen. La representación de
éstos se efectuará mediante anotaciones como la que
sigue:
Importancia y finalidad
Es un libro que debe ser llevado
obligatoriamente por todo comerciante, según lo
señala el Código de Comercio en
el Art. 32, además de ser sellado y presentado en el
Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33 C.C.);
deberá ser un libro empastado, foliado y deberá
quedar completamente sellado en todas sus
páginas.
El Libro Diario es conocido como libro de
Entrada Original, porque en él se registran por primera
vez las operaciones de la empresa. En el quedarán
registradas todas las transacciones que se dan lugar en una
empresa y en orden cronológico; se registrará
indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y
abonarse, así como los importes de los débitos y
créditos.
El libro Diario puede ser:
El Diario de Dos Columnas. (Este libro es
el más utilizado) al momento de llevarlo al Registro
Mercantil para registrarlo y sellarlo, en su primera
página irá la Nota del Tribunal.
El Diario Multicolumnar.
Diario Columnar. Importancia.
Esta es otra forma de Libro Diario. Como su
nombre lo indica, su contenido incluye una serie de columnas que
se destinan a aquellas cuentas que tienen mucho movimiento, las
otras cuentas de poco movimiento que pueden afectarse en una
determinada transacción, se llevan en una columna especial
que denominamos Cuentas Varias.
Este Diario Multicolumnar hace las veces
del Diario General y por lo tanto debe ser sellado y registrado
antes de utilizarse, generalmente es utilizado por empresas
pequeñas, su manejo es sencillo y reduce
el trabajo contable.
No existe un modelo único
de Diario Multicolumnar, cada empresa lo diseña de acuerdo
a sus necesidades.
El manejo del Diario Multicolumnar es
sencillo, asentamos la operación cargándole y
abonándole a las cuentas respectivas, operación por
operación, destinándole una línea para cada
operación, si se necesita otras líneas las
utilizamos; pero se debe tener cuidado de no dejar espacios en
blanco, no borrar, no tachar, etc., si se comete un error u
omisión al formular el asiento, lo corregimos con otro
asiento, cuando notamos la diferencia (artículos 32, 33,
34, 35, 36, 37, 38 del Código de Comercio).
Una vez registradas las operaciones de un
determinado período generalmente en forma mensual
totalizamos las columnas; verificamos el total de los cargos que
deben ser igual al total de los abonos y luego se transfieren
estos totales al Mayor General.
Ventajas del Diario
El diario cumple tres
útiles funciones. En primer lugar reduce la
posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen
directamente en el mayor, existiera el serio peligro de omitir el
débito o el crédito de un asiento, o de
asentar dos veces un mismo débito o crédito. Este
peligro se rededuce al mínimo con el uso del diario.
Aquí, los débitos y créditos de cada
operación se registran juntos, lo cual permite descubrir
fácilmente esta clase de errores.
En segundo lugar los débitos y
créditos de cada transacción se asientan en el
diario guardando perfecto balance, lográndose así
el registro completo de la operación en un solo lugar.
Además, el diario ofrece amplio espacio para describir la
operación con el detalle que se desee.
En tercer lugar todos
los datos relativos a las operaciones aparecen en el
diario en su orden cronológico.
A) Fecha y línea de
independización o separación
B) Cuentas y Sub cuentas
Deudoras y Acreedoras
C) Cantidad de Cuentas
Deudoras y Acreedoras
D) Glosa,
explicación, concepto o detalle
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